Documentazione Horizon Blue

Agenda

Horizon Blue permette di gestire infinite agende, sia su hard disk che su dispositivi esterni (apribili anche contemporaneamente).
Tramite il modulo Agenda di Horizon Blue si possono:

  • Organizzare le agende in gruppi di agende con differenti impostazioni d'orario.
  • Modalità di funzionamento per Operatore
  • Si può avere una visione Settimanale, Giornaliera, Mensile per singola Agenda, ma si può anche scegliere una visione Giornaliera Accoppiata di tutte le agende.
  • E’ possibile gestire gli Arrivi con un resoconto per paziente dei ritardi accumulati e degli appuntamenti mancati.
  • Esiste una Lista Pazienti in attesa che permette di gestire i pazienti che attendono di avere un appuntamento.
  • Lista dei pazienti in arrivo: da una postazione (generalmente la segreteria) si può dare uno stato all'appuntamento corrente (arrivato, in ritardo, annullato) in modo che chi è in poltrona sa immediatamente cosa accade in sala d'attesa.
  • E' possibile la ricerca del primo orario disponibile.
  • C’è un collegamento con la cartella clinica per l'apertura automatica del paziente in appuntamento.
  • Si può fissare un appuntamento a partire da una prestazione considerando il tempo indicato nella prestazione stessa.
  • Si possono unire più file agende
  • Tramite comandi veloci si possono gestire le aperture di file agende alternative
  • Possibilità di gestire gli appuntamenti Riservati (o nascosti), appuntamenti che non vengono visualizzati sempre, ma solo a richiesta dell'utente, eventualmente con l'introduzione di una password o codice di sicurezza per la cancellazione immediata.

Sincronia Agenda Con Google

Horizon Blue permette la sincronizzazione dell'agenda su Google Calendar. E’ sufficiente possedere un account di Google per accedere alla propria agenda direttamente su web anche quando non si è in studio.

Tramite una semplice configurazione, possiamo impostare in che modo deve avvenire la sincronizzazione. Si può scegliere una sincronizzazione unilaterale, cioè l'agenda di Horizon viene solo copiata su Google Calendar, ma le modifiche avvengono solo tramite Horizon, mentre con una sincronizzazione bilaterale da Horizon si copiano gli appuntamenti su Google e viceversa.

  • E’ possibile scegliere su quali file Agenda effettuare la sincronizzazione.
  • Si può impostare il Servizio Sincronia Automatico tramite il Servizio di Windows. Questo vuol dire che installando e avviando il servizio tramite gli appositi pulsanti possiamo automatizzare totalmente la sincronizzazione, che verrà effettuata ogni tot minuti stabiliti.

Questo tipo di sincronizzazione vi permetterà di avere sottomano in qualsiasi momento l'agenda del vostro studio su Smartphone o Tablet.

Cartella Clinica Odontoiatrica

L'inserimento di una prestazione avviene tramite un semplice click su un dente, selezionandola da un listino personalizzato e preconfigurato.
Utilizzando la cartella clinica odontoiatrica è possibile:

  • L’inserimento multiplo della stessa prestazioni su più denti e scegliere una prestazione tra diversi listini
  • Le prestazioni possono essere suddivise in fasi con prezzo indipendente per fase.
  • Ad ogni prestazione introdotta si aggiorna il preventivo e si assegna uno stato (appena inserita lo stato sarà “Da Fare”). Successivamente lo stato potrà essere impostato: In Lavorazione, Fatta, Esclusa dal Preventivo, Non accettata.
  • E' possibile trascinare sull'odontogramma dei simboli grafici. I simboli sono personalizzabili ed è possibile associare una prestazione ad ogni simbolo.
  • Le prestazioni possono essere gestite in convenzione: il prezzo può essere scomposto come prezzo paziente e prezzo ente, con generazione automatica del preventivo per quote ente/paziente.
  • E' possibile gestire più cicli di cure indipendenti e collegare foto, immagini e documenti del paziente
  • Sfondo grafico personalizzabile: è possibile utilizzare i grafici preimpostati in Horizon oppure utilizzare un’immagine del paziente come sfondo grafico.
  • Registrazioni Varie: una particolare sezione della cartella clinica consente di effettuare registrazioni di qualsiasi tipo (come ad esempio la registrazione delle Radiazioni e del Lotto degli Impianti).

Cartella Clinica Ortodontica

La cartella Ortodontica permette di gestire tutto il ciclo di cure ortodontiche di un paziente dalla diagnosi alla gestione dei trattamenti.
E' suddivisa in finestre:

  • Diagnosi
  • Diario Trattamenti
  • Terapia
  • Note cliniche

Nella finestra Diagnosi si possono inserire tutti i dati relativi all’analisi scheletrica e all’analisi funzionale.

Cartella Contabile

Dalla cartella contabile è possibile registrare pagamenti, fatture e scadenze. Le prestazioni possono essere fatturate o anche solo pagate. Per ogni prestazione viene memorizzato lo stato pagato e fatturato.

Fatturazione

La fattura viene composta in automatico dalle prestazioni introdotte nella cartella clinica, ma è possibile anche definire una fattura di acconto di un importo qualsiasi. In quest'ultimo caso nel momento in cui verrà compilata la una fattura finale a saldo, il programma in automatico provvederà a scalare gli acconti. E' possibile inoltre emettere fatture con ritenuta d'acconto, fatture con bollo e fatture con Iva. La fattura può essere messa in pagata oppure da saldare. Nella cartella amministrativa inoltre sarà sempre presente la situazione contabile della cartella clinica in cui verranno mostrati:

  • Il totale del preventivo
  • Gli importi delle prestazioni effettuate fino a quel momento
  • Gli importi saldati
  • La differenza ancora da saldare

Scadenze Di Pagamento

Spesso ci si trova (soprattutto nei casi ortodontici) a dover gestire il corso dei pagamenti nell'ambito di scadenze ben definite (mensili, bimestrali ecc.). Con Horizon Blue è possibile farlo attraverso le scadenze di pagamento. E’ possibile indicare al programma che il piano dei pagamenti deve far riferimento alle scadenze di pagamento invece che alle prestazioni realmente effettuate al paziente.

Fornitori

Come per i pazienti esiste una cartella amministrativa anche per i fornitori. In questa cartella si possono importare gli XML delle fatture ricevute tramite il canale Caes o si possono registrate manualmente (eventualmente collegare la scansione o il pdf della fattura). Possono essere tracciati anche i pagamenti e le scadenze. Le anagrafiche dei fornitori sono separate rispetto a quelle dei pazienti e sono visibili solo nella cartella fornitori.

Immagini

La sezione immagini consente di associare delle immagini (provenienti da file o da dispositivi che consentono l'acquisizione di lastre, radiografie e quant'altro) al paziente. Più precisamente può essere effettuata:

  • L'acquisizione diretta da Telecamere intra ed extraorali, Fotocamere Digitali, Scanner, e dalle più diffuse apparecchiature radiologiche
  • L'acquisizione diretta da VixWin della Gendex
  • L'acquisizione tramite cattura a monitor di immagini acquisite da altri software
  • Tramite Copia/Incolla dell'immagine dal programma di acquisizione ad Horizon.

Inoltre è possibile:

  • Inviare le immagini via email
  • Visualizzare le immagini secondo la visione per singola immagine o per Status d'immagini. Lo Status può essere composto liberamente posizionando e ridimensionando le immagini secondo le proprie necessità.
  • Sulle immagini importate è possibile modificare le impostazioni grafiche ed effettuare delle misurazioni sull'immagine stessa.

Cartella Parodontale

La cartella Parodontale consente la gestione sia grafica che numerica di sondaggi parodontali permettendo una totale ridefinizione di tutti gli elementi grafici che concorrono alla realizzazione di una cartella parodontale, avendo anche un utilizzo flessibile adattabile alla maggior parte delle situazioni.
Con questa cartella è possibile inoltre visualizzare in un'unica schermata tutte le principali informazioni sul caso clinico del paziente selezionato dando anche la possibilità di spostare e ridimensionare le finestre in base alle proprie esigenze. Tutte le sottofinestre sono ridimensionabili con il mouse ed attivabili/disattivabili tramite menù, per ogni finestra inoltre sono disponibili anche dei menù veloci che permettono di accedere velocemente alle funzioni disponibili da quella finestra. I dati dei sondaggi vengono memorizzati direttamente nel file pazienti e collegati, quindi, direttamente all’anagrafica del paziente, permettendo di inserire un numero illimitato di sondaggi.
E’ possibile scegliere il numero di misurazioni sia per le tasche che recessioni.
Per ogni sondaggio si possono effettuare le misurazioni anche di forcazioni, mobilità, indice di placca e sanguinamento.
L'indice di placca è calcolato con il metodo di O'Leary. L'avanzamento del sondaggio può essere fatto con il metodo orizzontale o circolare.

E' possibile quindi ottenere automaticamente il grafico di:

  • Solo Tasche
  • Solo Recessioni
  • Tasche + Recessioni
  • Perdita d'attacco ( unica linea con la somma di tasche e recessioni)
  • Perdita d'attacco + recessione

La graficizzazione inoltre può essere visualizzata con sinusoide (spline), spezzata, alzate o misure.

Cartella Implantologica

Il modulo di implantologia è una scheda tecnica della cartella clinica odontoiatrica e consente la gestione clinica relativamente alla chirurgia implantare. Questa non consente la gestione della parte contabile (preventivo, pagamenti e fatturazione), che deve essere fatta con la cartella odontoiatrica. Sullo stesso paziente possono essere introdotti più casi d'implantologia.
La cartella d'implantologia è organizzata su 3 schermate principali:

  • Grafica
  • Dati generali sul caso
  • Dati tecnici per ogni impianto

Grafica

Da questa sezione s'introducono graficamente gli impianti. Gli impianti vengono scelti dall'elenco personalizzato dei propri impianti abituali e possono essere rappresentati su un qualsiasi tipo d'immagine o se non si dispone di un'immagine su un odontogramma standard.
Gli impianti vengono adattati alla dimensione dell'immagine: è possibile effettuare la calibrazione dell'immagine se la dimensione non è corretta, e verificare in modo del tutto grafico la compatibilità dimensionale del tipo d'impianto scelto. Inoltre gli impianti possono essere spostati, ruotati, cambiati fino a trovare il giusto tipo d'impianto e la sua collocazione.

La visualizzazione degli impianti può essere scelta tra profilo ed immagine reale. Con l'opzione profilo viene visualizzato l'ingombro dell'impianto lasciando libera la visualizzazione della sottostante immagine.

Dati Generali Sul Caso

In questa sezione s'introducono gli elementi generali come fattori di rischio, accessibilità al sito, aspettative e viene descritta per arcata il tipo di edentulia ed il piano di trattamento generale

Dati tecnici per ogni impianto

In questa sezione vengono riportati i dettagli per ogni impianto, suddivisi logicamente in:

  • Caratteristiche del sito chirurgico
  • Intervento di posizionamento
  • Secondo tempo chirugico
  • Fallimento impianto
  • Protesizzazione provvisoria
  • Protesizzazione definitiva

Personalizzazione Impianti

E' possibile anche personalizzare l'elenco degli impianti. Per ogni impianto può essere anche associata un'immagine reale, scannerizzata da una foto. Se non si dispone dell'immagine reale, il programma permette di utilizzare un'immagine predefinita: non fornendo nessuna immagine l'impianto verrà mostrato come profilo. L'impianto può essere indicato come preferito. In fase d'inserimento dati verranno mostrati, inizialmente, i soli impianti preferiti in modo da permettere la scelta fra i soli impianti attualmente in uso.

Prescrizioni Verso i Laboratori

La cartella Prescrizioni permette la gestione delle prescrizioni dispositivi emessi al paziente di tipo protesiche ed ortodontiche (memorizzazione e stampa). Tutte le prescrizioni emesse per un paziente vengono memorizzate in modo tale da poter essere visualizzate e/o stampate nuovamente.
Inoltre tramite un interfacciamento con questa sezione, in agenda è possibile visualizzare giorno per giorno le consegne previste per i dispositivi richiesti

Magazzino

Il modulo magazzino consente la gestione del ciclo dei prodotti e materiali utilizzati in uno studio medico. La gestione del ciclo dei prodotti si basa su tre livelli principali per l'introduzione dati:

  • Ordine ed approvvigionamento dei prodotti
  • Carico nel magazzino dei materiali
  • Scarico dal magazzino dei materiali

Da queste operazioni discendono le azioni di gestione e di controllo, attivabili tramite la sezione Interrogazione sui dati. Le operazioni di carico e scarico possono essere effettuate in diverse modalità.
Le schede prodotto consentono di avere un dettaglio reale delle quantità caricate, scaricate, in perdita e danno la valorizzazione della giacenza in base al prezzo medio (calcolato in automatico in base agli acquisti.
I prodotti possono essere abbinati a delle categorie merceologiche, in modo da poter risalire alla valorizzazione del magazzino per ogni singola categoria. Il carico dei prodotti può essere effettuato anche dalla registrazione della fattura del fornitore, e riporta i dati dell'ultimo carico per un veloce inserimento. Lo scarico può essere associato ad uno studio destinatario, in modo da avere il riepilogo dei materiali utilizzati per destinatario.

E' possibile gestire più file magazzino e automatizzare lo scarico di alcuni materiali direttamente dalla cartella clinica. Si può creare delle distinte di materiali per un scarico contemporaneo di più prodotti. Per ogni prodotto si può indicare la scorta minima e generare l'ordine in automatico dei prodotti sotto scorta.
In Horizon Blue c'è la gestione completa del ciclo dell'ordine, dalla compilazione, all'emissione anche via email, fino al carico automatico in magazzino degli articoli arrivati. Tutte le griglie dati sono munite di menù contestuale (attivabile con il bottone destro del mouse) che consente la personalizzazione dei campi visualizzati. Tutte le stampe sono personalizzabili tramite il design di report integrato.

Anagrafiche

In Horizon Blue, a prescindere dai moduli scelti, è possibile gestire l'inserimento, la cancellazione e la modifica delle anagrafiche dei pazienti, mentre per gestire l’anagrafica dei fornitori è necessario avere il modulo della cartella contabile.
Le informazioni inseribili per ogni anagrafica sono di vario tipo, da quelle classiche (nome, cognome, indirizzo ecc.) a quelle più avanzate (medico curante, rapporto con un'altra anagrafica in archivio, categoria ecc.).
Una volta inserita un’anagrafica può essere sempre ricercata secondo vari parametri.
Oltre alle funzioni per gestire direttamente i clienti/fornitori, c'è una sezione di riepilogo che consente di effettuare l'elenco di tutte le anagrafiche, la gestione dei richiami periodici e la visualizzazione dei compleanni.

Rubrica

Integrata in Horizon è presente anche una Rubrica Telefonica, con ricerca veloce dei pazienti.

Listini Prezzi

In Horizon è possibile creare infiniti listini (alcuni già preconfigurati per velocizzare il lavoro iniziale). E' possibile creare nuove voci di prestazioni o modificare i prezzi come si desidera. Le prestazioni già imputate ai clienti non subiranno variazioni di prezzo, il nuovo prezzo verrà applicato solo alle nuove prestazioni.

Oltre ai prezzi ed alla descrizione possono essere introdotti:

  • Tempo della prestazione
  • Sigla (che comparirà all'interno dell'odontogramma in cartella clinica)
  • Tipologia di prestazione
  • Prestazione in convenzione (opzionale)
  • Prezzo1 e Prezzo2 (opzionale, serve a definire prezzi diversi per la stessa prestazione)
  • Dati sull'analisi economica

E' possibile anche effettuare variazioni di prezzo su tutto il listino, decidendo il tipo di incremento percentuale con criterio di arrotondamento.

Le prestazioni possono avere degli "allegati", che possono indicare gli step da effettuare per completare la prestazione (che verranno indicati in cartella clinica al momento del suo inserimento). Per le convenzioni infatti è bene creare un prezziario ad-hoc in modo tale da ottenere degli automatismi in cartella clinica e contabile che scorporano automaticamente le quote a carico paziente e a carico ente.

Prescrizioni Farmaci

La funzione prescrizioni è inclusa nel pacchetto base dell'abbonamento (non a pagamento quindi). La cartella delle prescrizioni consente di creare, firmare e stampare delle prescrizioni farmacologiche per il paziente e mantenerne traccia. Per agevolare il lavoro, possono essere introdotti nel proprio database dei farmaci preimpostati che potranno essere selezionati al momento della compilazione della prescrizione. Non solo, è possibile anche creare dei "Protocolli" di cura, che corrispondono ad una serie di farmaci prescrivibili con un solo click.

Analisi Economica

Horizon Blue introduce un nuovo modo per verificare se si stanno applicando delle corrette politiche economiche di prezzo; questo metodo si basa su un’analisi dei costi medi, da cui derivano delle percentuali la cui lettura fornisce l'analisi economica.
Questa analisi è stato denominata Analisi Economica di Marginalità, o in breve AEM, appunto perché fornisce una percentuale sul margine, o utile, a cui fare riferimento per la definizione dei prezzi, la gestione dei preventivi e l'aggiustamento dei costi.

L’AEM ci viene in aiuto nel momento in cui dobbiamo definire i prezzi di listino delle prestazioni o nella stesura dei preventivi: la percentuale che fornisce ci aiuta a capire se i prezzi che applichiamo sono corretti.

Il prezzo di una prestazione è importante che sia equilibrato rispetto ai costi ed in linea con la propria soddisfazione economica: molte volte ci si ritrova a praticare degli sconti o a ritoccare i prezzi al rialzo o al ribasso sull’onda dell’emozionalità, ma senza sapere quando questa mossa inciderà realmente sui ricavi.

Un aumento dei prezzi può produrre un aumento degli incassi, ma potrebbe provocare anche una contrazione delle prestazioni effettuate vanificando l’effetto ‘aumento prezzi’.
Al contrario un ribasso dei prezzi o l’applicazione errata di sconti potrebbe portare ad andamenti negativi in termine di utile aziendale.

Per capire se ci si sta comportando in un modo economicamente corretto si può far ricorso alla AEM di Horizon. L’AEM ci aiuterà sia in fase di definizione dei listini che nella fase successiva di stesura del preventivo.

In particolare l’AEM ci fornisce il margine di utile rispetto ai costi che un prezzo di listino genera; sarà la nostra sensibilità a definire quanto margine di utile bisogna riservare, ma l’importante è che la presa di posizione è fatta sulla base di una precisa scelta economica.

Un aspetto importante dell’AEM è rivestito dalla determinazione dei costi: questi devono essere applicabili in via generale e portare ad una semplificazione che rispetti, nei valori medi, la realtà.

I Costi utilizzati nella AEM sono di due tipi:

  • Costi Fissi
  • Costi Variabili

Costi e Margine d'utile

I costi fissi di una prestazione sono determinati dal costo del tempo necessario a portare a termine il lavoro. Dato che per ogni prestazione è possibile definire il tempo medio di lavorazione, questo tempo moltiplicato per il Costo Orario Generale da il Costo Orario della prestazione.
I costi variabili invece sono le spese sostenute per effettuare la prestazione (laboratorio, materiali di consumo specifici, costo operatore).

I costi variabili invece sono le spese sostenute per effettuare la prestazione (laboratorio, materiali di consumo specifici, costo operatore).

Detraendo dal prezzo di listino della prestazione i costi fissi e variabili si determina il margine utile: i valori percentuali di Costi Fissi, Costi Variabili e Margine ci permettono di stabilire il prezzo corretto della prestazione e quanta possibilità di sconto abbiamo su un preventivo.

Il calcolo del Costo Orario Generale in Horizon è assolutamente semplice e automatico. Qualora uno conosca il costo orario del suo studio potrà inserirlo manualmente, altrimenti basterà compilare l'apposito form in cui vengono presi in considerazione i costi indicati sull'ultima dichiarazione dei redditi ai punti da RE7 e RE19 ed altri semplici variabili ed Horizon in automatico calcolerà tale valore.

AEM Nel Preventivo

L’AEM viene utilizzata anche nel preventivo per definire la quantità di sconto che è possibile applicare lasciando la marginalità a livelli accettabili.
Nell’analisi economica del preventivo vengono considerati:

  • i costi fissi, che per ogni prestazione vengono calcolati sul tempo indicato in cartella clinica
  • i costi variabili, che vengono presi dal costi di materiale e laboratorio indicato in elenco prestazioni
  • i costi sostenuti, che vengono introdotte dalla funzione contabilità > Costi Sostenuti

E’ possibile variare la marginalità e/o lo sconto per vedere come variano le percentuali che entrano in gioco nell’analisi.

Gestione degli Operatori

In Horizon tra le funzioni base è possibile definire e gestire l'accesso degli operatori. Ogni operatore può avere una login ed una password di accesso. L'operatore amministratore deciderà quali sezioni del programma abilitare per un determinato operatore ed eventualmente per ogni sezione decidere cosa può o non può fare.

Il Software consente inoltre di gestire i compensi per operatore, ovvero definire quanto è l'ammontare dell'onorario di ognuno di essi. Ad ogni operatore infatti è possibile assegnare:

  • una percentuale di onorario sull'incasso di qualsiasi prestazione effettuata
  • una percentuale di onorario diversa rispetto ad ogni tipologia di prestazione effettuata (es. 30% sulle prestazioni di igiene)
  • un prezzo fisso sulla base della prestazione effettuata (es. 30 euro sulla prestazione di ablazione tartaro)

Quando si assegna manualmente (o automaticamente) la prestazione in cartella clinica ad un dato operatore, il programma sarà in grado di effettuare i calcoli sui compensi. Grazie ad una sezione riepilogativa chiamata "compensi per operatore" saremo quindi in grado di sapere in un dato periodo di tempo qual'è l'ammontare dell'onorario per ogni operatore dello studio.

Riepiloghi Contabili e Statistiche

Nella sezione "Riepiloghi contabili e statistiche" è possibile ottenere svariate interrogazioni sui dati stampabili ed esportabili in diversi formati (excel, testo, xml e html). Più precisamente si possono ottenere diversi riepiloghi: sui dati contabili, sui dati clinici e registrazione movimenti.

Riepiloghi sui Dati Contabili

I riepiloghi sui dati contabili sono:

  • Prima nota: elenco di incassi e pagamenti
  • Elenco fatture: emesse ai clienti e ricevute dai fornitori
  • Estratto conto: per ogni cassa/banca gestita
  • Scadenziario: per gestire le scadenze di pagamento dei clienti e verso i fornitori
  • Reddito: per avere un riepilogo delle voci di ricavo e di costo
  • Bilanci Operatori: fornisce l'elenco di tutti i pagamenti associati ad un determinato operatore e dà i totali per singolo operatore
  • Grafici economici contabili: consente una visualizzazione con grafico barre della situazione mensile del fatturato o dei movimenti finanziari (pagamenti e incassi)
  • Costi sostenuti: fornisce l'elenco di tutti i costi che sono stati segnati nella funzione Costi sostenuti della cartella contabile dei pazienti
  • Elenco Clienti Fornitori: per avere un riepilogo con importi per ogni soggetto con P.IVA o C.F.
  • Studi di settore analitici: si ottiene automaticamente l'elenco degli studi di settore analitici calcolati precisamente sulla base delle fatture emesse e ricevute.

Riepiloghi sui Dati Clinici

I riepiloghi sui dati clinici sono:

  • Elenco Cartelle: elenco delle cartelle cliniche
  • Analisi Economica dei Listini: per avere un resoconto dei listini con relativi costi fissi e variabili
  • Previsione Entrate: effettua una previsione di quelle che potrebbero essere, data la situazione attuale dei dati, le future entrate dello studio
  • Gestione Insoluti: consente di determinare i pazienti in debito rispetto all’importo del maturato
  • Compensi per operatore: consente di ricavare i compensi dovuti ai collaboratori, in determinato periodo di tempo, in funzione delle prestazioni cliniche che hanno eseguito
  • Statistiche cliniche: per avere un riepilogo delle singole prestazioni effettuate
  • Grafici economici clinici: fornisce un grafico con le percentuali delle tipologie di prestazioni effettuate in un dato periodo

Movimenti Generali

Da questa funzione è possibile inserire delle registrazioni contabili di carattere generale, non legate direttamente ad un cliente o ad un fornitore.
In genere sono registrazioni di:

  • Piccole spese di cui non si possiede fattura
  • Versamenti in banca o prelievi
  • Entrate/uscite straordinarie, interessi bancari attivi e passivi

In generale, anche per le spese piccole, conviene creare sempre un fornitore, in modo da avere sotto controllo quel tipo di spesa, ed esempio si potrebbe creare il fornitore Francobolli ed andare a registrare le spese postali sotto quel fornitore, ma se non interessa avere una situazione completa si può registrare direttamente il costo come movimento generale. Tutte le uscite o entrate registrate come Movimenti generale, si ritrovano anche in Prima nota, in quanto, insieme ai pagamenti clienti e fornitori, concorrono a determinare il flusso contabile.

Documenti

Per ogni paziente possono essere emessi una serie di documenti predefiniti tramite l'apposita sezione "documenti", dove è possibile:

  • Stampare Nuovi documenti tra quelli preimpostati e personalizzabili (tipo consensi informati, modulo privacy, ecc)
  • Scannerizzare un documento cartaceo
  • Collegare file esterni
  • Gestire i documenti predefiniti
  • Avere la situazione completa dei documenti emessi e da emettere per il paziente

In Horizon Blue è possibile creare e gestire i documenti di default stampabili per ogni paziente. Per ogni documento è possibile assegnare una tipologia (conservativa, endodonzia ecc) e definire i documenti collegati. Per cui quando si manderà in stampa il documento principale vengono stampati anche i documenti collegati.

Nella sezione Stampa un documento è possibile selezionare e stampare il documento per il paziente. Inoltre un documento può essere messo in stato Da Emettere. In questo modo è possibile preparare tutti i documenti da stampare per il paziente anche in più volte. Alla fine sarà possibile stampare tutti i documenti quando necessario. Horizon inoltre vi avviserà quando sono presenti dei documenti da stampare tramite un alert che appare dopo aver ricercato il paziente in questione. La sezione documenti consente facoltativamente, di essere firmati con firma digitale e archiviati in modalità sostitutiva su una cartella dedicata.

Spesso si ha la necessità di dover emettere dei documenti in funzione delle cure che devono essere eseguite sul paziente. Horizon Blue permette anche di associare a livello di listino prezzi ad ogni cura un particolare documento da emettere al paziente.
Un esempio concreto potrebbe essere quello di dover far firmare un consenso informato sugli impianti se il paziente si trova a dover sostenere una cura relativa ad un impianto.
In configurazione generale possiamo quindi associare alla prestazione impianto il documento “Consenso informato impianti”

Per ogni paziente sarà quindi possibile visionare l'elenco (ed aprire in visualizzazione) tutti i documenti emessi.

Firma Elettronica Digitale

In informatica la firma digitale rappresenta un sistema di collegamento tra un autore e i documenti digitali tale da garantire il cosiddetto non ripudio e al contempo l'integrità del documento stesso.
In parole povere un documento firmato digitalmente ha valore legale in quanto soddisfa tre condizioni:

  • il destinatario può verificare l'identità del mittente (autenticità)
  • il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio)
  • il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità)

La firma digitale in Horizon è totalmente automatizzata. Basta infatti configurare il programma che automaticamente ed autonomamente penserà a firmare i documenti ed effettuare l'archiviazione sostitutiva. Facoltativamente possiamo applicare la firma digitale e archiviare in maniera sostitutiva anche le immagini acquisite.

E' importante capire che un documento firmato in maniera elettronica con autografo dal paziente (vedi la sezione Tavoletta LCD) e successivamente firmato digitalmente è la soluzione ideale per chi vuole eliminare il cartaceo ma tutelarsi dal punto di vista legale. Inoltre anche per quanto riguarda le immagini la firma digitale è una garanzia per tutelarsi da contestazioni di qualsiasi genere.

Modulistica Digitale

La modulistica digitale è una nuova frontiera per Horizon Blue in cui si mettono a disposizione del paziente presente in studio alcune sezioni del progamma attraverso tablet o smartphone.
Attraverso questo dispositivo il paziente avrà la possibilità autonomamente di:

  • Inserire la propria anagrafica
  • Compilare l'anamnesi
  • Compilare anagrafica e anamnesi
  • Visualizzare le immagini
  • Leggere dei documenti informativi
  • Firmare i documenti informativi
  • Allegare documenti informativi dopo inserimento anagrafica

Lettore di Tessere Sanitarie

Il lettore di Tessera Sanitaria è semplicissimo da utilizzare basta collegarlo ad una porta USB e potrai leggere tutti i dati contenuti in una tessera sanitaria o tessera del codice fiscale tramite le funzionalità dei gestionali CAES.

Tessera Sanitaria e Codice Fiscale

Il lettore di tessere magnetiche permette di leggere in automatico i dati anagrafici contenuti in una tessera sanitaria o codice fiscale (cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita, provincia di nascita, codice fiscale).
Oltre a compilare automaticamente l'anagrafica del paziente, il lettore di tessere può essere utilizzato anche per ricercare il paziente o attivare funzioni in agenda. Il lettore di tessera sanitaria e codice fiscale è compatibile con i gestionali CAES. I moduli in cui si può utilizzare il lettore sono la cartella anagrafica, l'agenda appuntamenti e la schermata di login di accesso al programma.

Tavoletta di Firma Wacom

La tavoletta usb della Wacom (signature set acquistabile nello shop della Wacom) secondo le nostre valutazioni risulta il miglior sistema per acquisire la firma dei pazienti sui documenti per alcuni motivi fondamentali:

  • Acquisire la firma in modo molto più semplice e fluido rispetto ad un Tablet/Smartphone
  • Acquisire le informazioni BIOMETRICHE della firma quali velocità di firma e compressione.
  • Applicare la Firma digitale* ai documenti appena firmati.

L'acquisizione della firma congiunta alle informazioni biometriche e alla firma digitale* dello studio consentono di ottenere un documento legalmente valido. Tutto ciò avviene tramite il software della wacom "sign-in pro" che si apre automaticamente all'atto della firma in Horizon.

Invio Telematico delle Fatture al Sistema TS

Tramite i nostri gestionali è possibile, andando nei riepiloghi contabili, funzione Sistma TS, mostrare e correggere i dati da inviare al SistemaTS: abbiamo constatato che gli errori più frequenti sono relativi ai codici fiscali errati e le date relative ai pagamenti delle fatture (va comunicato oltre alla data di fattura anche la data di quando il cittadino ha fatto il pagamento). Con il bottone destro del mouse record per record sarà abbastanza semplice correggere le varie condizioni di errore.

Una volta corretti tutti gli errori, il gestionale consente di inviare, in pochi minuti, tutte le fatture al SistemaTS, restutendo il protocollo d'invio del SistemaTS assegnato ad ogni fattura. E’ possibile anche fare una stampa/esportazione da inviare ad un terzo soggetto delegato.

Convenzioni

Nel caso delle Convenzioni dirette, il medico (o la struttura) è tenuto ad effettuare una doppia comunicazione: una per la quota a carico paziente ed una per quella a carico ente; rispettivamente ciascuna con la corretta data di pagamento. I gestionali hanno una funzione automatizzata che permette di accelerare e gestire molto facilmente questo tipo di situazioni.

CliniCloud

CliniCloud è un’area cloud dove è possibile memorizzare dati forniti da Horizon e metterli a disposizione dei propri clienti. Il paziente infatti ha la possibilità attraverso un App a lui gratuita, di ottenere diverse informazioni personali in tempo reale.

Invio Fatture Elettroniche al SDI

Generazione Fatture Nel Formato XML

La Fatturazione Elettronica, una volta configurato correttamente il software, avverrà in maniera totalmente automatica e trasparente all’utente. Ogni qualvolta viene emessa una fattura, il software genererà autonomamente il file XML (Fattura elettronica) secondo le direttive dell'Agenzia delle Entrate. Se si tratta di una fattura che non riguarda spese sanitarie verrà spedita all’agenzia delle entrate (se si sceglie di eseguire questa procedura tramite il canale Caes)

Contattaci al 06.94316041 / Email info@caes.it / Whatsapp 349.7093510

Il Call center fornisce informazioni commerciali gratuite per tutti gli utenti ed assistenza tecnica ad i soli clienti in regola con il canone annuale di assistenza. Il servizio di assistenza fornito oltre che telefonicamente anche via email, esclusivamente da tecnici della Caes Software.